Som ett viktigt led i Ingli Sweden’s arbete med hållbarhet och mindre miljöpåverkan har vi genomfört en ISO 14001 certifiering. I den här bloggen har vi beskrivit vad en ISO 14001 certifiering innebär och hur processen går till för att inspirera andra som ännu inte tagit sin certifiering.
Det kanske är dags att sätta igång arbetet nu. Dels för att det kanske finns tid över nu under den tuffa kris vi befinner oss mitt i och dels för att komma starkare ur den när det äntligen vänder.
ISO standardisering utvecklar ditt företag
ISO standardisering underlättar för affärer både nationellt och internationellt. Men framför allt utvecklar det ditt företag, dina processer och produkter. En ISO-certifiering kan lyfta er till nästa nivå.
ISO står för Internationella standardiseringsorganisationen; organisationen startade sin verksamhet 1947. Det är ett internationellt standardiseringsorgan med representanter från nationella standardiseringsinstitutioner och större företag.
Organisationen arbetar med industriell och kommersiell standardisering och tar fram en mängd standarder för olika sätt att arbeta på ett standardiserat sätt inom olika områden. Det kan röra allt möjligt, kvaliteten i processer, produkter, yttre miljö, arbetsmiljö, IT-säkerhet eller i stort sett vad som helst.
Det finns tusentals olika standards där ett antal är möjliga att certifiera sig emot.
ISO-certifiering och granskning
ISO-certifiering och granskning görs av en tredje part. Fördelarna med att en oberoende tredje part kommer och granskar verksamheten är flera.
Ingli Sweden har tagit hjälp av Ulric llvéus, en oberoende ISO certifierings konsult, som har arbetat med ISO-certifieringar och revisioner i många år tillbaka.
– Samma standard gäller globalt i hela världen om man pratar om ett standardkrav så pratar man om samma sak. Det har blivit ett krav i vissa branscher, ska man vara leverantör till en större organisation inom fordonsindustrin till exempel så kan de krävas att man måste ha ett certifikat mot en viss standard, säger Ulric.
Standarden i sig innebär att man jobbar med den på ett systematiskt sätt och ständigt strävar efter att förbättra sin verksamhet och sina processer.
– Det är viktigt att organisationen förstår att i grund och botten handlar det om att förbättra organisationen. Det handlar inte om att man ska lyckas sälja till en annan kund.
Det är framför allt två ISO-standards som är kända.
ISO 9001 är en standard i syfte att få ett ledningssystem för verksamheten där man ständigt arbetar mot att förbättra sina processer och sina produkter.
ISO 14001 innebär att man strävar efter att ständigt förbättra hur verksamheten och produkterna påverkar den yttre miljön. Hållbarhets- och klimatfrågor berörs av standarden.
I princip finns det inga verksamheter som inte kan ISO-certifieras.
– Jag är konsult inom ledningssystem för kvalitet och miljö och de olika standarder som styr det. Jag jobbar också åt ett av de största certifieringsbolagen och är i min tur certifierad av dem som revisor, berättar Ulric.
Alla standarder utvecklas över tid och förnyas vart sjunde, vart åttonde år.
– ISO 9001 började med att man skulle styra kvalitet på produkter och underleverantörer men det har ändrat fokus, nu är det mera kvalitet på verksamheten och processerna men självklart även produktkvalitet också, konstaterar Ulric och berättar att ISO 14001 kom i mitten av 90-talet och där granskas produktionen och produkterna och hur de påverkar den yttre miljön.
Ingli Sweden är ISO 9001- och ISO 14001-certifierade framförallt som ett led i företagets strävan efter att arbeta miljöinriktat, klimatneutralt och så hållbart som någonsin möjligt.
En tredje standard som blivit väldigt populär de senaste åren är ISO 45001, där granskas arbetsmiljön och man ska kunna uppvisa hur man arbetar strukturerat för att förbättra för personalen, i botten finns även en lagstiftning på området.
ISO är en helt egen fristående organisation. När nya standard tas fram eller befintliga standards utvecklas är det en kommitté med representanter från bland annat olika standardiseringsinstitutioner som deltar.
I Sverige har vi representanter från bland annat SIS (Svenska Institutet för Standarder) och större bolag. Även representanter från myndigheter som till exempel Naturvårdsverket är med och tar fram kraven för standarder som måste uppfyllas.
– Varje ord är vägt på guldvåg vilket gör att standarden i sig blir komplex, det här gör att det finns ganska mycket utrymme för tolkningar. Mitt jobb är att tolka standardkrav utifrån organisationens förutsättningar, säger Ulric Ilvéus.
Så går ISO-processen till
När en organisation bestämmer sig för att certifiera sig mot en standard så är det av vikt att organisationen har syftet klart för sig; varför gör vi det här?
Gör vi det enbart för ett certifikat på väggen eller vill vi jobba på ett strukturerat sätt i vår verksamhet?
– Man behöver avsätta resurser och man ska se certifikatet på väggen som en bonus. Det här är ett strategiskt beslut och när man väl tagit beslutet och tillsatt resurser måste man bestämma sig för vad man vill certifiera, man kan även certifiera delar av sin verksamhet, säger Ulric Ilvéus.
Med hjälp av en GAP-analys, som en är en formell studie på vad en organisation gör just nu och var den vill befinna sig i framtiden, får man fram vad organisationen presterar nu jämfört med vad standarden kräver.
– Jag rekommenderar att man går en ISO-grundkurs, för att förstå vad standarden säger och sedan kan man börja jobba med att bygga upp sitt ledningssystem, säger Ulric Ilvéus.
Sedan gäller det att implementera standarden i verksamheten. I ett normalstort företag med 30-40 anställda tar det minst 1 år. Sedan gäller certifikatet i tre år.
Revision av certifikatet
När företaget väl erhållit ett certifikat kommer det att revideras med jämna mellanrum. En certifieringsrevision sker alltid i två steg.
– Steg ett är vad vi kallar för en dokumentgranskning eller en inledande revisionsdag, steg ett kan ske på plats eller på distans. Revisorn granskar dokumentationen som organisationen har för att se om de är redo för steg två, säger Ulric.
Steg två sker alltid på plats. Revisorn kommer dit med en agenda där man delat upp organisationen efter olika roller och funktioner. När revisionen avslutas presenteras dels en revisionsrapport, dels en iakttagelselista.
En revisor gör i regel fyra typer av iakttagelser:
- Förbättringsmöjligheter (lämnas som tips, revisorn får dock inte konsulta och i vissa fall får man inte lämna förbättringsförslag.)
- Observationer
- Mindre avvikelse, företaget måste ha en plan för hur avvikelserna ska hanteras.
- Större avvikelser, organisationen måste hanterats av allvarliga avvikelsen annars kan det inte bli aktuellt med en certifiering.
Vart tredje år genomförs en förnyelserevision, däremellan förekommer periodiska revisioner på minst årlig basis. I vissa organisationer sker två besök per år. Sex, nio eller 12 månader är de intervall som periodiska revisioner sker.
Vid varje revision kan man få nya avvikelser som måste hanteras. Är det så att en organisation får allvarliga avvikelser och inte hanterat dem så kan certifikatet dras tillbaka. Kostnaden för en certifiering består förutom av den egna tiden som investeras av en registeravgift på ett par tusen kronor per år och kostnader till revisorn på 13 000 till 20 000 kronor per dag. Ska man ha flera certifieringar blir tiden som går åt längre.
Även komplexiteten på verksamheten avgör hur lång tid revisionsarbetet pågår. Ett kärnkraftverk tar längre tid att revidera jämfört med ett bemanningsbolag. Det handlar även om hur många medarbetare det finns i organisationen och på hur många orter företaget finns.
Som kund måste man även acceptera att revisorerna byts ut för att man ska få nya infallsvinklar. Revisorerna kodas utifrån utbildning och arbetslivserfarenhet enligt SNI.
Slutligen vill Ulric trycka på att en bra revision inte innebär inte att den fri från avvikelser, en bra revision ger input till förbättringar.
– Mitt intryck är att organisationer förstår det bättre idag än på 90-talet. Det förekommer även stora kulturella skillnader, jag jobbar även globalt och att rapportera avvikelser kring den högsta ledningen i Kina eller Japan är inte lika lätt som i andra kulturer till exempel.
Vill ni läsa mer om Ingli Sweden och ISO så hittar ni det här.